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3.52025

年度末の引き継ぎ、ホームページ関連を忘れると大変なことに！

年度末が近づいてきました。

この時期は、退職や転勤に伴う業務の引き継ぎが多くなる時期です。取引先への挨拶や仕入先・納入先の調整など、日々の業務に関する引き継ぎはもちろんですが、ホームページ関連の引き継ぎも忘れてはいけません。適切に対応しないと、後々大きなトラブルにつながる可能性があります。

特に中小零細企業では、ひとりの事務員がホームページの管理をすべて担っているケースも多く、他の社員が何も把握していないという状況が少なくありません。その結果、施工事例やお知らせの更新が滞るだけでなく、ドメインやレンタルサーバーの契約更新が漏れてしまうことも。最悪の場合、ホームページが閲覧できなくなったり、独自ドメインのメールアドレスが使用できなくなったりする事態に陥ることもあります。

こうしたトラブルを防ぐためにも、ホームページの管理に関する情報をしっかりと引き継ぎ、円滑な運用を継続できるようにしておくことが重要です。

ドメインやレンタルサーバーの有効期限を再確認するのはもちろんですが、これらは通常、取得時に特定のメールアドレスを登録して管理されています。

登録したメールアドレスを必ず確認しておく

弊社に寄せられる相談の中でも特に多いのが、「その取得時に使用したメールアドレスが分からなくなってしまった」というケースです。

パスワードを忘れた場合でも、登録したメールアドレスさえ分かっていれば再発行が可能なため、大きな問題にはなりにくいのですが、メールアドレス自体が不明だと状況は一変します。ドメイン管理会社やレンタルサーバー会社に問い合わせたとしても、個人情報保護の観点から簡単に情報を開示してもらうことはできません。

せめて会員IDが分かっていれば、問い合わせを通じて対応できる可能性もありますが、それすら不明なケースも少なくありません。結果として、ホームページ関連の引き継ぎを適切に行わなかったことが原因で、思わぬトラブルに発展する事例が後を絶ちません。

ホームページ関連の引き継ぎを考える上で、まず押さえておくべきポイントの一つが「ドメイン管理会社とレンタルサーバー会社が同一かどうか」という点です。

実際のところ、コストを抑えるために、ドメインは「お名前ドットコム」で取得し、レンタルサーバーは「さくらインターネット」や「エックスサーバー」を利用して運用するといったケースは珍しくありません。このような場合、それぞれの会員IDを把握していることが非常に重要になります。

ドメインとレンタルサーバーの契約先が異なる場合、たとえばドメインを取得した「お名前ドットコム」に問い合わせても、「当社はドメインの管理のみを行っており、レンタルサーバーについては分かりかねます」と回答されるでしょう。同様に、「さくらインターネット」や「エックスサーバー」にドメインの管理状況を尋ねても、「ドメインの契約は弊社の管理外です」と言われ、話が進まなくなります。

このような状況を防ぐためにも、ドメインとレンタルサーバーの契約状況を明確にし、それぞれの管理情報を確実に引き継ぐことが重要です。

たとえば、さくらインターネットで会員登録を行うと、以下のようなメールが届きます（呼称やパスワードは変更してあります）。

このメールに記載されている情報のうち、特に赤枠で囲った部分は重要です。必ず後任者に引き継ぐようにしましょう。

また、サーバーを契約すると、サーバーへのアクセスに必要な初期ドメインやサーバーパスワードが記載されたメールが送られます。

一般的に、ドメインの取得やレンタルサーバーの契約は、まずホスティングサービス会社（ドメイン管理会社やレンタルサーバー会社など）の会員登録を行ったうえで進めるのが一般的です。そのため、これらの重要なメールをしっかりと保存しておく必要があります。可能であれば、プリントアウトして鍵のかかる書庫などに保管しておくことをおすすめします。

支払い方法の確認も重要

ホームページの管理において、ドメインやレンタルサーバーの支払い方法も確実に確認し、引き継ぐ必要があります。

一般的に、ドメインの契約は1年単位で行われることが多く、レンタルサーバーの契約は月単位または年単位で更新されます。そのため、契約期間や更新月、支払い方法を事前に確認し、後任者に適切に引き継ぐことが大切です。

また、支払い方法が口座引き落としなのか、クレジットカード払いなのか、コンビニ払いなのか、銀行振込なのかを明確にすることも重要です。特に、ドメイン管理会社とレンタルサーバー会社が異なる場合、支払いの期日だけでなく、支払い方法自体が異なることもあります。

こうした情報を把握していないと、契約更新がスムーズに行えず、支払いが滞ってしまうとホームページが表示されなくなったり、メールが使えなくなったりするリスクも生じます。トラブルを防ぐためにも、契約情報や支払い方法を明確にし、確実に引き継ぎを行いましょう。

ホームページのログイン情報も確実に引き継ぐ

ホームページのログイン情報も適切に引き継ぐことが重要です。もし旧来型のHTMLサイトであり、記事の更新をWEB制作会社に依頼している場合は問題ありません。しかし、WordPressなどのCMSを使用して自社で記事の更新を行っている場合は、サイトのダッシュボード（管理画面）にログインできなければ記事の更新ができなくなります。

さらに、単にログイン情報を引き継ぐだけでなく、記事の更新方法についても併せて伝える必要があります。WordPressなどのCMSでは、不用意な操作をするとサイトのレイアウトが崩れたり、最悪の場合、サイト自体が表示されなくなることもあります。

そのため、引き継ぎの際には、更新すべき箇所と、触れてはいけない箇所を明確に伝えることが大切です。適切な引き継ぎを行うことで、サイトの運営をスムーズに継続することができます。

まとめ

ホームページ関連の引き継ぎを適切に行わないと、ホームページが表示されなくなったり、メールアドレスが使用できなくなったりする可能性があります。こうしたトラブルが発生すると、業務に支障をきたすだけでなく、顧客や取引先からの信用を失うリスクもあるため、ホームページに関する情報も必ず引き継ぐようにしましょう。

そのために必要な引き継ぎ事項は以下のとおりです。

1.ドメイン・レンタルサーバーの管理情報を引き継ぐ

●どの会社でドメインやレンタルサーバーを契約しているのか
●それぞれの会員IDやログイン情報
●取得時に使用したメールアドレス

2.支払い情報の引き継ぎ

●契約期間（更新月・更新サイクル）
●支払い方法（口座引き落とし・クレジットカード・コンビニ払い・銀行振込など）
●ドメインとサーバーの支払い先が異なる場合、それぞれの契約状況

3.ホームページの管理情報を引き継ぐ

●WordPressなどのCMSを使用している場合は、ダッシュボードのログイン情報を引き継ぐ
●記事の更新方法を後任者に伝える
●「更新してよい箇所」と「触れてはいけない箇所」を明確にする

適切な引き継ぎを行うことで、ホームページの運営をスムーズに継続し、業務の滞りを防ぐことができます。年度末の引き継ぎの際には、ホームページ関連の情報も漏れなく引き継ぐよう、しっかりと確認しておきましょう。

リアライズの引き継ぎサポートについて

リアライズでは、お客様が引き継ぎの不安を感じることなく、スムーズにホームページを運用できるよう、ドメインやレンタルサーバーの更新管理を代行しています。

具体的には、契約更新の期日前にお客様へレンタルサーバーやドメインの継続の有無を確認し、更新が必要な場合は弊社がホスティングサービス会社の手続きを代行いたします。そのため、面倒な作業をお客様が行う必要はありません。

また、費用は実費のみのご請求となるため、余計なコストがかからず、安心してご利用いただけます。

なお、このサービスはリアライズでホームページ制作やサイトリニューアルを行ったお客様限定となりますので、ご注意ください。

ホームページ制作については
https://www.web-realize.com/guidance/

今さら聞けない「WEBサーバーとは？」
https://www.web-realize.com/web-server-basics/

ホームページの運営には、定期的な更新と適切な管理が欠かせません。引き継ぎや管理に不安を感じる場合は、ぜひリアライズにご相談ください。

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